Dans le contexte commercial en perpétuelle évolution d'aujourd'hui, il est plus crucial que jamais de briser les silos de données pour encourager la collaboration et le travail vers des objectifs communs.
Cependant, de nombreuses organisations sont encore freinées par le manque de communication entre certains départements. Ce mode de fonctionnement cloisonné et déconnecté est particulièrement problématique lorsqu'il s'agit de concevoir et de gérer des systèmes de contrôle d'accès physique.
Historiquement, ces systèmes étaient perçus uniquement comme des outils de sécurité destinés à prévenir les accès non autorisés. Toutefois, un système de contrôle d'accès physique moderne peut offrir bien plus de valeur commerciale. En particulier lorsqu'il est intégré aux systèmes, processus et procédures des départements tiers tels que les ressources humaines, la gestion des installations, la gestion des visiteurs et l'informatique.
Ces services sont au cœur de votre écosystème et fournissent des données précieuses à tous les départements de votre organisation. Cependant, pour exploiter pleinement le potentiel d'un système de contrôle d'accès physique, il est crucial de ne pas travailler en silos.
Quels sont les risques de sécurité liés aux silos ?
Lorsque les départements travaillent en silos plutôt que de les briser, cela entraîne de nombreux inconvénients généraux, notamment :
Mauvaise communication et manque de collaboration et d'alignement.
Réduction de l'efficacité et de la productivité, avec duplication des efforts et utilisation inefficace des ressources.
Opportunités manquées et obstacles à l'innovation, à la résolution de problèmes et au progrès.
Perspectives limitées qui ne tiennent pas compte des objectifs organisationnels plus larges ou des besoins des autres départements.
Conflits et luttes de pouvoir, les équipes priorisant leurs propres intérêts.
Décisions lentes et mal informées, réduisant l'agilité et la réactivité.
Plusieurs risques de sécurité peuvent survenir lorsqu'un département fonctionne de manière isolée et ne collabore pas efficacement avec les autres :
Faiblesses dans le contrôle d'accès : Si la gestion des installations n'informe pas la sécurité d'un nouveau point d'entrée, des mesures de sécurité physique insuffisantes peuvent permettre des vols, des actes de vandalisme, du terrorisme, etc.
Insuffisance du filtrage des employés : Sans coordination entre la sécurité et les ressources humaines, des lacunes dans les procédures de vérification peuvent augmenter le risque de menaces internes.
Mauvaise gestion de l'accès des visiteurs : Les responsables des visiteurs doivent travailler en étroite collaboration avec la sécurité pour s'assurer que les visiteurs n'accèdent qu'aux zones autorisées.
Réponse inefficace aux incidents : Pour empêcher qu'un incident de sécurité ne s'aggrave, plusieurs départements doivent collaborer – souvent y compris la réception, l'informatique, la gestion des installations et la sécurité.
Risques de violation des données : La sécurité et l'informatique doivent travailler en synchronisation pour se protéger contre les cyberattaques et les accès non autorisés qui pourraient exposer des informations sensibles.
Échecs de conformité : Demander l'aide de l'équipe de sécurité peut être crucial pour de nombreuses équipes afin de garantir la conformité aux réglementations et normes de l'industrie.
Comment sortir des silos pour une sécurité accrue
1. S'aligner sur une vision et des objectifs communs
La première étape pour briser les silos de données de votre entreprise consiste à aligner tous les départements sur une vision claire et des objectifs communs.
Vous pouvez vous concentrer sur les quatre P : objectif (Purpose), personnes (People), plateformes (Platforms) et processus (Processes) pour structurer efficacement cette démarche.
L'adoption de la Gestion des Risques de Sécurité d'Entreprise peut également être une approche collaborative efficace. Elle relie les opérations de sécurité de l'entreprise à sa vision et à ses objectifs en utilisant des principes de gestion des risques mondialement reconnus, ce qui encourage naturellement la collaboration entre les équipes.
2. Faciliter le partage des connaissances
Une des principales caractéristiques du travail en silos est le manque de partage d'informations et d'expériences entre départements. Voici quelques stratégies pour y remédier :
Créer un emplacement centralisé pour les données et informations, accessible à tous les départements.
Encourager une communication régulière entre les équipes via des newsletters mensuelles, des réunions hebdomadaires interfonctionnelles et des réunions d'équipe régulières.
Utiliser un langage clair et non technique lors des échanges avec d'autres départements pour assurer une compréhension rapide et facile.
Promouvoir la compréhension mutuelle en incitant les membres des différentes équipes à passer du temps dans d'autres départements, y compris au sein de l'équipe de sécurité.
Organiser des formations et des quiz interfonctionnels sur les scénarios rencontrés par la sécurité et les autres départements.
Mettre en place des activités de team-building pour renforcer les liens et améliorer les compétences en collaboration.
3. Établir une gouvernance claire et un sentiment de responsabilité partagée
Supprimer la mentalité en silos vise à encourager une meilleure intégration entre les systèmes de contrôle d'accès physique, les ressources humaines, la gestion des installations, la gestion des visiteurs et bien d'autres. Cependant, plus l'intégration est poussée, plus il est essentiel de définir clairement la responsabilité et la gouvernance de chaque système. En effet, une gouvernance insuffisante peut gravement compromettre la sécurité, l'efficacité, la conformité et la responsabilité.
Il est important que chaque personne soit responsable de ses contributions individuelles et celles de son équipe, mais il est tout aussi crucial de promouvoir un sentiment de responsabilité et de propriété collective. Cela favorise la cohésion entre les départements et les équipes, au lieu de les diviser par la compétition.
Pour cela, il est essentiel de créer une culture ouverte et transparente, où chacun se sent à l'aise pour faire des suggestions, exprimer des préoccupations et remettre en question le statu quo.
4. Demander de l'aide et des conseils à d'autres départements
Même lorsque les équipes reconnaissent les avantages de la collaboration, elles ont souvent tendance à résoudre les problèmes en interne plutôt qu'à solliciter l'aide d'autres départements. Pour changer cette habitude, il est utile de commencer à demander régulièrement le soutien des autres équipes.
Par exemple, le service de sécurité peut solliciter l'aide du département informatique pour les questions de cybersécurité. Le service d'accueil peut demander l'assistance des ressources humaines pour les défis liés à la gestion des visiteurs. La gestion des installations peut faire appel à l'équipe de sécurité pour contrôler le flux des personnes, etc.
Pour maximiser les avantages de cette démarche, il est important de partager les résultats obtenus avec les autres équipes et départements. Cela les encouragera également à demander de l'aide. La déconstruction des silos repose sur une série d'actions, grandes et petites.
5. Exécuter en collaboration et mesurer les résultats
Pour bénéficier pleinement de la collaboration, il est essentiel de dépasser la simple consultation et de former des équipes de projet inter fonctionnelles pour mettre en œuvre les initiatives. Par exemple, la sélection et la conception d'un nouveau système de contrôle d'accès physique seront plus efficaces si elles sont réalisées par une équipe composée de représentants de divers départements. Cela permet d'adopter une approche de conception intégrée, avec des contributions interdépartementales dès les premières étapes.
Vous pouvez également commencer par un projet plus modeste pour tester la collaboration. Par exemple, si vous souhaitez permettre l'utilisation de smartphones pour accéder à des zones sécurisées, cela nécessitera la participation de plusieurs départements et constituera une bonne occasion de commencer à travailler ensemble.
Lors de la planification de votre projet, assurez-vous de préparer la mesure des résultats après l'exécution. Identifiez quelles données sont importantes pour chaque département et planifiez comment les mesurer afin que chacun dispose des informations essentielles. Ensuite, collectivement, vous pourrez aborder les problèmes, apporter des améliorations et appliquer les enseignements à d'autres projets.
On vous accompagne vers un avenir sans silos dans la sécurité
Dans l'environnement commercial actuel, où l'efficacité et la productivité sont essentielles au succès, un système de contrôle d'accès physique intégré offre un avantage concurrentiel. Pour saisir cette opportunité, les équipes de sécurité doivent se concentrer sur la suppression des silos et encourager la collaboration. En faisant cela, vous pouvez démontrer que la sécurité n'est pas simplement un coût, mais une valeur ajoutée. Votre équipe peut contribuer à réaliser des économies, améliorer l'expérience des visiteurs, garantir la continuité des activités, et bien plus encore.
Chez Nedap Security, nous avons acquis une vaste expertise en matière d'innovations en contrôle d'accès et de mise en œuvre. Ayant travaillé avec de nombreuses grandes organisations, nous avons observé de près les pièges et les meilleures pratiques pour intégrer le contrôle d'accès au cœur de votre système de sécurité physique, y compris la suppression des silos.
Grâce à nos services professionnels d'entreprise, nous pouvons vous aider à identifier et coordonner les intégrateurs, les installateurs internes, les équipes réseau informatique, les équipes de support applicatif, ainsi que vos équipes locales de gestion des installations. En abandonnant la mentalité de silo avec notre aide, vous serez guidé pour assurer un déploiement fluide. Nous sommes impatients de collaborer avec vous !
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