Le travail hybride et le "hot desking" s'instaurent de plus en plus dans les entreprises, que cela nous plaise ou non ! Et parmi les effets secondaires de ce changement, on peut compter l'augmentation de rangements verrouillables dans les espaces de travail, afin que les personnes privées d'un bureau permanent puissent trouver un endroit sûr pour ranger et poser leurs affaires.
Comme vos locaux font face à de nombreux flux de circulation, il est important que les options de rangement pour les objets personnels et les documents confidentiels soient sécurisés, mais aussi flexibles et nécessitant peu d'entretien. En installant le bon type de rangement, vous pouvez accroître la commodité et l'efficacité pour les utilisateurs et les administrateurs de votre bâtiment, tout en améliorant la sécurité et en réduisant vos coûts globaux de stockage.
Examinons sept façons dont un système de gestion des casiers peut vous aider à atteindre tous ces objectifs.
1. Utiliser les casiers de manière flexible plutôt que d'en fournir un par personne
Fournir un casier permanent à chaque employé, ainsi que des casiers supplémentaires pour les visiteurs et les sous-traitants, est coûteux et nécessite beaucoup d'espace. Un bon système de gestion des casiers vous permettra d'utiliser les rangements de manière dynamique :
laisser les gens n'utiliser un casier que lorsqu'ils en ont besoin, réduisant aussitôt le nombre de compartiments nécessaires.
permettre aux utilisateurs d'utiliser deux casiers ou plus en même temps - ils peuvent avoir besoin ponctuellement d'espace de rangement supplémentaire.
attribuer des casiers à certaines personnes pour des périodes déterminées, plus ou moins longues, voire permanente.
prévoir des casiers à l'usage des visiteurs et des entrepreneurs.
Cela permet non seulement aux entreprises d'économiser de l'espace et des coûts, mais aussi d'accroître la commodité pour les utilisateurs : ils peuvent choisir le casier qu'ils désirent à chacune de leurs visites. Et ils sont en mesure de demander des casiers supplémentaires ou des casiers d'équipe si nécessaire.
2. Sécuriser d'autres espaces de stockage, en plus (ou à la place) des casiers.
Un bon système de gestion des casiers peut être utilisé pour sécuriser une variété et un nombre illimités d'espaces de stockage. Vous pouvez, par exemple, l'utiliser pour sécuriser des classeurs, des espaces de stockage d'ordinateurs portables, des boîtes aux lettres, des armoires à pharmacie, et bien plus encore !
Ce type de protection est primordial si vous avez opté pour un modèle de travail hybride. Les biens précieux ou sensibles (tels que les données confidentielles ou les ordinateurs portables avec accès au réseau) peuvent être vulnérables lorsque les bureaux sont plus calmes, même si vous contrôlez l'accès aux bâtiments, aux pièces et aux zones.
Un système de gestion des casiers adéquat peut vous aider à résoudre ce problème, en déterminant qui a accès à quel espace de stockage, à quel moment et dans quelles circonstances.
3. Évitez que les gens aient à transporter des clés - ou gérez-les
Utiliser une clé pour les casiers et autres espaces de rangement n'est pas pratique : les gens sont susceptibles de les oublier ou de les perdre, et il en faut une par casier.
Un système de gestion des casiers de haute qualité permettra aux utilisateurs d'utiliser le même identifiant de contrôle d'accès que celui employé pour circuler dans la société, tel qu'un badge unique. Les systèmes les plus avancés offrent également la possibilité de déverrouiller les espaces de stockage en utilisant l'identification biométrique, comme l'identification faciale ou les empreintes digitales, ou encore son smartphone.
Cela facilite non seulement la vie des utilisateurs, mais aussi leur gestion, car vous n'avez plus à vous soucier de l'émission, de la gestion ou du remplacement des clés.
4. Combiner la gestion des casiers avec le contrôle d'accès physique
Certains systèmes de gestion des casiers s'intègrent aux systèmes de contrôle d'accès physique. Et avec le contrôle d'accès physique AEOS, par exemple, la gestion des casiers fait partie intégrante du système. Dans les deux cas, l'objectif est d'accroître la sécurité et la commodité en utilisant un système unique, pour gérer l'intégralité des accès physiques.
Dans ce cas, vous disposez des mêmes fonctionnalités pour les casiers et autres espaces de stockage que pour les portes externes et internes. Cela inclut, par exemple, des paramètres de groupe, des horaires et un journal de bord.
Il est tout à fait envisageable également d'attribuer automatiquement des droits d'accès aux casiers et aux espaces de stockage en reliant la gestion des casiers à votre système RH. Les RH peuvent dès lors attribuer simultanément des badges d'accès aux portes et aux casiers selon les règles définies par la politique de sûreté : si le système RH indique que le contrat d'une personne est de trois mois, leur accès aux casiers et aux espaces de travail prendra fin automatiquement après cette période.
En créant des règles par groupes de personnes, il est également possible par exemple d'autoriser toutes les personnes répertoriées comme agents d'intervention d'urgence à accéder automatiquement aux armoires médicales. Ou encore, donner à l'ensemble du personnel l'accès à certains équipements pendant les heures de bureau, mais restreindre l'accès à un personnel spécifique pendant l'équipe de nuit. C'est à vous de fixer vos règles !
5. Protection contre le vandalisme et la cyber-sécurité
La sécurité est une priorité évidente pour la gestion des casiers. Vous devez donc vous assurer que le système que vous choisissez est à la hauteur. Un système moderne qui fonctionne sur votre réseau IP devrait vous offrir les fonctionnalités et la flexibilité mentionnées ci-dessus. Mais vous devez également vous assurer que votre système de gestion des casiers est bien protégé : votre système est-il basé sur une plate-forme cybersécurisée ? Et chaque serrure est-elle équipée d'un capteur d'effraction ?
AEOS va encore plus loin en vous permettant de configurer vos serrures en mode transparent, de sorte que les clés de décryptage ne sont pas stockées dans les serrures, mais dans une carte SAM (module d'accès sécurisé) situé dans un contrôleur. Ainsi, il est impossible pour les pirates de récupérer les données en forçant les verrous.
Ce point est crucial, car si vous utilisez les mêmes données de clé pour les serrures des portes d'entrée, etc., l'ensemble de votre système de contrôle d'accès physique pourrait être compromis.
6. Gagnez du temps sur la maintenance et la gestion
Gérer un grand nombre de casiers et d'espaces de stockage peut être chronophage. Avec un tableau de bord en ligne, vous pouvez avoir une vision d'ensemble en un coup d'œil, et répondre rapidement aux différentes demandes et aux incidents.
De plus, un bon système vous aidera à minimiser les tâches de gestion et de maintenance.
7. Tirer le meilleur parti des données de gestion des casiers
Lorsque vous choisissez un système de gestion des casiers, vérifiez qu'il offre de solides fonctionnalités de suivi et de rapport. Cela vous aidera non seulement à contrôler étroitement les droits d'accès, mais aussi à prendre des décisions fondées sur des données concernant l'utilisation de vos casiers et autres espaces de stockage.
Avec les bonnes fonctionnalités de suivi et de rapport, vous pouvez, par exemple :
Déterminer qui a accédé à un espace de stockage, et quand, en cas d'incident de sécurité.
Analyser la façon dont vos espaces de stockage sont utilisés et évaluer si vous avez besoin de plus (ou moins) d'espaces dans des endroits spécifiques ou pour des départements individuels.
Surveiller l'état de vos espaces de stockage en temps réel, et les ouvrir, libérer et bloquer à distance - afin de maintenir la sécurité tout en fournissant un support efficace.
Des bâtiments plus intelligents et plus sûrs
En vous donnant plus de flexibilité, de contrôle et de données sur les espaces de stockage, AEOS Locker Management vous aide à créer des bâtiments intelligents qui offrent l'adaptabilité nécessaire dans l'environnement de bureau changeant d'aujourd'hui. De plus, il porte la sécurité et la commodité à un autre niveau, en étendant vos principes de contrôle d'accès aux casiers et autres espaces de stockage.
Pour discuter des avantages que AEOS Locker Management peut apporter à votre sécurité et à la gestion de vos installations, ou en savoir plus, contactez-nous ou téléchargez notre brochure :
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